シフト作成のアプリについて解説します。
日勤や夜勤など多様な勤務形態の医療や介護従事者のシフト作成は、連続した勤務にならないよう前月シフトと照らし合わせ、休み希望も踏まえ作成するため大変な作業です。
突然の欠員や全体への情報共有なども難しく、ミスの起きやすい作業でもあるため、シフト作成は多くの時間を要します。
そんな課題の多いシフト作成を簡単な作業にしたのが、システム管理もできるシフト作成アプリです。
今回は、スマートフォンで管理可能なシフト作成アプリで解決できる課題やメリットについて紹介します。
医療や介護従事者など、イレギュラーな対応を求められる複雑なシフトの管理やシフト作成を行っている方は、ぜひ参考にしてください。
目次
シフト作成アプリとは
シフト作成アプリはシフトのシステム管理が可能で、作成したシフトを管理者や従業員間で共有ができるツールです。
医療や介護、飲食業のように複雑なシフトを組まなければならない業種で活躍が期待できるアプリですが、カレンダー通りの勤務形態の業種でも勤怠管理などで利用できます。
シフト作成アプリは制作会社ごとに機能が異なりますが、どれもバリエーション豊かで多機能です。
他店舗のシフトを把握できる機能や、スマートフォンから閲覧可能なため欠員が出た場合の補充人員呼びかけ機能を兼ね備えたアプリもあります。
休み希望を直接入力可能なため、提出忘れ防止などシフト作成アプリには、従来の紙媒体のシフト表で起こっていた課題を解決し、さまざまなメリットが得られます。
具体的にはどのような内容なのでしょうか。
詳しく解説していきます。
シフト作成アプリが解決できる課題
シフト作成での課題内容に、ミスのないシフト作成や時間消費が挙げられます。
出勤日数や勤務時間に条件がある従業員や、休み希望など毎月状況もさまざまです。
シフトを作成する上で一番と言ってもいいほど難しい課題は、シフトを組むことでしょう。
作成に時間がかかることが多く、シフトが完成したあとで間違いに気付き、修正のためさらに時間を消費することも。
こうした課題を解決してくれるのが、シフト作成アプリです。
スマートフォンでも勤怠管理ができる
シフト作成アプリごとにさまざまな機能を兼ね備えていますが、管理システムとして勤怠を管理できるものもあります。
スマートフォンからすき間時間を利用して作れるため、まとまった時間を確保することなくシフトが作成可能です。
シフトのシミュレーションや直接入力ができる
シフト作成にあたり、集計した休み希望や勤務状況を元にシフトをシミュレーションする機能もあり、シフトの偏りなどを解消できます。
あらかじめ管理者が設定したシフト表へ従業員が入力する機能もあり、管理システムで行える内容は幅広く、搭載している機能も多彩です。
円滑な勤務形態を構築するため、自社の業種や規模に対しどのような機能が必要なのか、シフト作成をする上で「この機能が欲しい」という希望を挙げてみましょう。
シフト作成アプリを導入するメリット
シフト作成アプリを導入するメリットはさまざまですが、具体的にどのようなメリットがあるかを解説します。
情報共有がしやすく手間が省ける
シフト表の配布以外にもアプリ内で情報共有ができるため、見落としや重要事項などの共有忘れを防ぐことが可能です。
紙媒体やExcelのデータなどでシフト作成を行っていた場合、アプリを導入することで提出する手間や、提出された内容と前回のシフト表を照らし合わせる作業の手間が省けます。
また、システムによりチャット機能がついている場合もあるので、普段シフトが被らず会えない人とも手軽に連絡を取り合えることもメリットとして挙げられます。
効率のよい人員配置が可能になる
人員配置では、従業員全体を一挙に把握できるため欠員などイレギュラーな出来事が発生しても、迅速に出勤可能な人がいるか確認できます。
管理システムには最適なシフトのシミュレーション機能もあり、時間をかけることなく適切な人員配置でシフト完成へ導くことが可能です。
アプリの導入は従業員にとってもメリットがあり、シフト表の完成が早くなることでスケジュールが組みやすく、スマートフォンでシフト確認が手軽にできます。
シフト作成でAIを活用したツール
今回の記事ではシフト作成のシステム導入のメリットについて紹介しました。
シフト作成で悩む方はシフト作成のシステム導入のメリットを加味し検討しましょう。
またシフト作成にはAIを活用したツールがあります。
下の記事ではAIでのシフト作成について詳しく解説しているのでぜひ参考にしてください。
シフト作成にはAIを活用したツールがおすすめ！作業効率を上げよう
シフト管理ツールを導入し効率よくシフト管理を行おう
いかがでしたでしょうか？
この記事を読んでいただくことで、シフト作成アプリを挿入するメリットについてご理解いただけたと思います。
シフト作成に充てていた時間を大幅にカットし、より適したシフトで仕事をしましょう。
医療介護業界でシフト作成・管理に悩んでいる方は、医療・介護向けの便利な勤怠管理・シフト管理ツールランキングをご参照ください。
