病院や介護施設などで複数拠点を持っている場合、シフト作成や管理に手間がかかりますよね。
シフト作成で悩んでいる方も多いです。
ですが、実は一括でシフト管理する方法があります。
本記事では複数拠点を一括でシフト管理する方法とメリットについてご紹介します。
目次
複数拠点を一括でシフト管理する方法
複数拠点を一括でシフト管理する方法は3つあります。
3つのシフト管理の方法は以下の通りです。
- Googleスプレッドシート
- シフト管理ツール
- 管理システムの開発を自社で行う
上記の3つについて以下で詳しく解説します。
管理方法1：Googleスプレッドシート
Googleスプレッドシートを利用することで、リアルタイムでお互いの編集内容を共有できます。
費用をかけずにパソコンやスマートフォンで複数拠点を一括でシフト管理できるため、利用している方は少なくありません。
ただし、エクセルなどで一度もシフト表を作ったことがない方は、初めは慣れない作業に苦戦を強いられることがあるかもしれません。
管理方法2：シフト管理ツール
Googleスプレッドシートのように、自力でシフト表の作成が難しいという方は、すぐに使えるシフト管理ツールがおすすめです。
複数拠点のシフト管理を一括でするための便利な機能が搭載されているツールが多いため、効率化を図れます。
管理方法3：管理システムの開発を自社で行う
職員が多い施設では自社のシステム開発を行ったり、依頼して作成してもらったりする場合もあります。
完全オーダーメイドのため、自社の運用方法にあったシフト管理ツールを利用が可能です。
一方で自社システムを導入できるまでに、時間やコストがかかるといったデメリットがあります。
また、依頼するにもある程度知識が必要なため、社内に打ち合わせができる担当者がいなければ難しいといったデメリットもあります。
複数店舗のシフトを一括で管理するメリットは？
複数店舗のシフトを一括で管理するメリットは、5つあります。
メリットは以下の通りです。
- 店舗状況の把握・管理がしやすい
- コンプライアンスを守れる
- 人員不足時のヘルプ確保がしやすい
- 売上に対する人件費予算の設定が明確にわかる
- 習熟度の高い職員を活用しやすくなる
上記について詳しく以下で解説します。
メリット1：拠点の状況把握・管理がしやすい
介護施設など複数拠点を経営し、施設長などに運営を任せている場合、拠点ごとに主婦との管理体制が異なることがあります。
同じグループで管理方法がいくつもある状況は混乱のもとになります。
一括でシフト管理ができれば、施設ごとに管理体制が異なる状況を防ぐことができます。
また、現状をすばやく把握できることもメリットの1つです。
メリット2：コンプライアンスを守れる
労働基準法などの労働法を守るためには、細やかなシフト管理が必須です。
しかし、現場の施設長にすべてを任せるのは難しい場合もあります。
シフト管理ツールを一括で管理し、アラート機能などを利用すれば、コンプライアンスを守ったシフト管理ができます。
メリット3：人員不足時のヘルプ確保がしやすい
複数経営している拠点のうち、どこかが人員不足になった場合でも、シフト一括管理しているとヘルプの確保がしやすくなります。
何かしらの理由で、急遽シフトに入れない職員が出てくることも少なくありません。
同じ施設で働いている職員のなかからヘルプを探すのが難しいこともあるでしょう。
シフトを一括管理していれば、ほかの拠点の職員の状況が把握できるため、候補者が一気に広がり、ヘルプ調整をしやすくなります。
また職場を行き来することで、職員同士の絆が深まります。
さらに経験値やスキルのアップにもつながり、育成も図れることもあるでしょう。
メリット4：売上に対する人件費予算の設定が明確にわかる
シフトを一括管理することで、売上に対する人件費予算が明確にわかり、厳格に設定できるようになります。
施設の運営には利益率を上げることが非常に重要です。
そして利益率を上げるためには、売上に対する人件費予算の管理が必須です。
売上に対して人件費が多くなると利益率が下がるため、その他の経営している拠点を含め人件費の予算を管理することが、利益アップには必要となります。
メリット5：習熟度の高い職員や現場責任者を活用できる
複数拠点のシフト管理を一括にすることで、拠点間の職員のシフトや働く店舗に融通がきくようになります。
そこで習熟度の高い職員が活躍してもらえれば、拠点の状況安定が望めます。
また、一括管理によって現場責任者の負担が減ることにより、現場責任者が運営に集中できるようになります。
その結果、生産性も高めることができ、管理コストの削減にもつながる可能性があります。
複数拠点のシフト管理はツールを使うと便利！
今回は、複数拠点を一括でシフト管理する方法とメリットについてご紹介しました。
シフトを一括で管理する方法は3つありましたが、自社が使いやすいやり方で管理しましょう。
また、一括管理することには5つのメリットがありましたね。
複数拠点を持つ医療機関の場合は、シフトの状況をすぐに把握できるのが最大のメリットと言えるでしょう。
シフト自動作成ツールの「ほすぴタッチ」を利用することで、シフト管理や人員不足の補いをサポートしてくれます。
シフト作成や管理、人員不足の補いに悩む方は、ぜひ「ほすぴタッチ」の導入を検討してみてはいかがでしょうか？
