作業時間を大幅短縮。AIでシフト作成を自動化

シフト管理者を悩ませることも多いシフト作成。担当者の多くが苦労されているでしょう。しかし、効率よく業務を回すためには重要なものです。

多くの担当者が苦労するなか、注目を集めているものがAIによるシフトの自動作成です。あらかじめ、情報を入力するだけで、AIが自動でシフト作成をしてくれます。

ただし、注意すべき点もあります。シフト管理者の方などは、負担を減らすためにも知っておくとよいでしょう。

自動シフト作成（AI）のおもな特徴とメリット

現在提供されている自動シフト作成（AI）には、多様なサービスが存在します。対応できる機能はサービスによって異なりますが、おもな特徴を知っておくと、自社でも導入を考えるときに役に立ちます。シフト作成をする担当者の方は、参考にしてみてください。

1.作業負担を大幅軽減

必要な情報をあらかじめ入力しておけば、AIによって自動でシフト作成が可能です。手作業で一から作る必要がないため、シフト作成者の労力を大幅に軽くできます。もし、勤務ルールなどを変更しても、AIがふたたび計算を行い、すばやくシフトを作り直してくれます。

なお、できあがったシフトはExcelへの取り込みができ、プリントアウトして配布することも可能です。

2.法律にも対応

法律に対応しているサービスもあり、担当者が法律を学ぶのに費やす時間を減らせます。さらに、システムをアップデートすることで、法改正にも対応できます。なかでも、クラウド型のサービスであれば、常に最新の状態に保たれているため、アップデートする必要すらありません。労力を減らすだけでなく、法律に触れるリスクを減らすことにも繋がります。

3.業界のルールも反映できる

業界ごとに決められている独特のルールを、シフト作成に反映させることも可能です。病院や介護施設など、それぞれのルールをあらかじめ登録しておくと、AIが登録した条件に沿ったシフト作成をしてくれます。

なお、システムによっては、プログラミングなどの専門的な知識が必要なく、日本語で情報を入力するだけで設定が可能です。

作成されたシフトは、修正することもできるため、細かな調整を入れることもできます。

4.チームや部署ごとの管理も可能

部署やプロフェクトチームごとに管理できるサービスもあります。サービスによっては、人数制限がなく、大規模な人数の管理にも対応が可能です。また、社内で異動が起きたときにも、すぐにシステムに反映させることができます。加えて、産休や育休などのように、長期休業にも対応するサービスも存在しています。

システムにログインするだけで確認ができ、すべてを把握しておく必要がないため、シフト管理者の負担を減らすことが可能です。

5.どこにいても利用できる

ネットと繋がっているサービスでは、場所を選ばずに使用できます。ネットを利用できる環境があれば、スマートフォンやパソコンを利用して、外出先からでも利用できます。利用するときは、システムにログインするだけで良いので、面倒な操作も必要ありません。

現在、コロナ対策として在宅ワークが導入されているなか、リモートワークにも対応できるため、感染を防ぐことにも役立ちます。

6.従業員の要望を考慮

従業員からの要望を取り入れたシフト作成も可能です。従業員から「その日は入りたくない」などの要望があると、AIが希望を取り入れた形でシフト作成を行います。従業員は、スマートフォンやパソコンから手軽に要望を提出できます。

一方で、管理者は要望に対して、受付の回数制限を設けることが可能です。あまりにも要望が多いと、シフトが埋まらないことにもなるため、便利な機能だといえます。さらに、ルールを定めて運用すれば、不公平感を減らすことにもつながります。

自動シフト作成(AI)の注意点

自動でシフト作成ができるからといって、管理者が何もしなくて良いわけではありません。AIは、機械に学習をさせることが大切です。サービスを提供する企業でも、あらかじめできる限りの機械学習はさせています。しかし、シフトを作成するときには、作成者のクセや取り入れる企業のルールなどを考慮しなければなりません。AIといえども、はじめから全てに対応できるわけではないため、少しずつ学習させていく必要があります。

使用していくうちに、AIは管理者のクセや企業のルールを学んでいき、次のシフトへ反映させることが可能です。そのため、AIの学習が進むまでは、少なからず労力が必要だといえます。

なお、よりスムーズに取り入れるためには、サービスの選び方がポイントです。自社のやり方に適したサービスを選択することで、AIにも効率よく学ばせることができます。また、自社のやり方にマッチしたサービスであれば、運用もしやすいでしょう。

コロナ対策に有効なシフト管理

今回の記事ではAIによるシフトの自動作成について紹介しました。
シフト作成で悩む方も多いと思いますがAIで自動化し少しでも負担を軽くできないか検討しましょう。
またコロナ対応としてシフト管理を取り入れる企業がいることを知っていますか？
下の記事ではコロナ対応のシフト管理の重要性について詳しく解説しているのでぜひ参考にしてください。
コロナ対応に有効？シフト管理の重要性

自社に適したサービスを選ぶことが大切

いかがだったでしょうか。AIによるシフト作成は、労力を減らすことができる便利なサービスです。一方で、自社にマッチしたサービスでなければ、メリットを最大限に活かせません。自動シフト作成（AI）を選ぶときは、自社に適したサービスを選ぶことが大切です。

なお、自動作成ツールの利用を考える際は、シーライヴ株式会社が提供する「ほすぴタッチ」を検討してみてください。AIが自動でシフト作成をしてくれるので、より手間を省くことができます。