毎月のシフト管理に悩んでいる管理者の方は多いと思いますが、なぜシフト管理は難しくなってしまうのでしょうか。
シフトが公平であることは勿論ですが、急なシフト交換や勤務時間の調整などもある為、シフト管理をより効率的に行うにはツールを導入するのがおすすめです。
そこで今回の記事では、シフトの問題を解消するためのポイントとおすすめツールをご紹介します。
目次
シフト管理者を悩ませる問題点とは
シフト管理は調整が難しい業務ですが、シフト管理者の方を悩ませる要因としては次のような問題点が挙げられます。
急なシフト交換への対応が必要
急なシフト交換が起きたときに対応しなければならないことです。
完成したシフトどおりに勤務が行われていたとしても、病欠や忌引といった、急な休みが発生することがあります。
致し方ないことではありますが、シフト管理者にとってシフト交換は悩ましい問題となるはずです。
代わりにシフトに入ってくれるスタッフがいれば問題ありませんが、交代してくれるスタッフが見つからなければ人員不足となってしまいます。
また、シフト交代により他の日程のシフトに影響が出たることも。
急なシフト交換への対応は、シフト管理者を常に悩ませる大きな問題点だと言えます。
スタッフの労働条件が急に変更になること
シフト管理者にとっては、スタッフの労働条件が急に変更になることも問題点のひとつです。
例を挙げると「来月から水曜日はシフトに入れない」「来月から休みを増やしてほしい」などが該当します。
スタッフごとの労働条件が噛み合ってシフトが成り立っていた場合、労働条件の変更により人員数が不足してしまうこともあるでしょう。
従業員の希望は取り入れるべきですが、急な労働条件の変更はシフト管理者にとって悩みのタネとなります。
公平に労働負担を与えなければならないこと
公平に労働負担を与えなければならないことは、シフトを作成するうえでの大きな問題点。
特に交代制勤務で日勤・夜勤がある医療・介護業界においては、すべてのスタッフに対し公平な労働負担を与えることは簡単ではありません。
スタッフの希望も汲みながら日勤・夜勤を均等に割り振り、休みも与える…。
シフトの作成において公平に労働負担を与えることは、毎月のシフト管理を難しくさせる要素です。
シフト管理を効率的に行う方法
それでは、シフト管理を今より効率的に行うための方法を見ていきましょう。
早めの希望休提出期限を設ける
シフトを効率的に作成するためには、早めの希望休提出期限を設けることが欠かせません。
作成直前になり希望シフトの提出が集中すれば、シフトの作成や管理が慌ただしくなり、作成のための集中力に欠けてしまいます。
また、希望休が重なったスタッフへの打診などを行う時間も取れなくなるでしょう。
早めの希望休や希望シフトの提出期限を設けておけば、ゆとりを持ってシフト作成に臨めます。
スタッフから協力を得られる体制を作る
スタッフから協力を得られる体制を作っておくことも、シフト管理のポイントのひとつ。
急なシフト交換が起きた場合でも、別のスタッフからの協力が得られれば問題なく人員が揃います。
シフトはスタッフの協力あってこそですから、普段からコミュニケーションを欠かさず良好な関係を築き、いつでも協力を仰げる体制を作り出しましょう。
シフトを管理するためのツールを導入する
シフト管理を効率的に行うには、シフトを管理するためのツールを導入することが最もおすすめの方法です。
シフトを管理するためのツールを導入すれば毎月のシフト作成が自動で行われ、人が作成するよりも完成度の高いシフトが作られます。
また、急なシフト交換に対応する製品もあるので、シフト管理に頭を悩ませている管理者の方におすすめです。
シフトの管理を効率化するなら、ツールの導入を検討されることが最も良い方法だと考えられます。
シフト管理ソフトの導入がおすすめな理由
シフトを管理するためのツールの導入をおすすめする理由をまとめてお話していきます。
業務効率化がはかれる
シフトを管理するためのツールを導入すると、業務効率化をはかれるようになります。
今までシフトの作成・管理に費やされていた時間と労力が削減されるため、他の業務に労力を充てられるようになるためです。
シフトの管理に追われて滞っていた業務をこなせると考えれば、大幅な業務効率化がはかれると感じられるのではないでしょうか。
シフトミスがなくなる
シフトミスがなくなることもツールをおすすめする理由です。
人がシフトを管理すると、どうしても人為的ミスが発生しやすく、当日になり人員不足・人員過多に気づくことも少なからずあります。
しかしAIの計算により導き出されたシフトはほぼミスがなく、人員不足や人員過多に悩まされることがなくなるはずです。
急なシフト交換にも対応できるシフト管理ソフトはこれ
シフトを管理するためのツールの中でも、急なシフト交換に対応できるのが「ほすぴタッチ」です。
ほすぴタッチは医療・介護業界に特化したシフト管理専用システムで、曜日ごとの有資格者配置など、複雑な条件も考慮しながらシフトを作成します。
急なシフト交換が起きても、スタッフ同士が自身のスマホからシフトを交換できる機能が搭載されているので、シフト管理者が対応する必要がなくなります。
シフト交換だけでなく従業員からの希望休などもスマホから登録できるなど、シフト管理者の労力を省くことを重視した機能性が多く搭載されているのが「ほすぴタッチ」です。
シフト交換などの問題に対応するにはツールの導入を
シフト管理者の方を悩ませる急なシフト交換などの問題に対応するには、ツールの導入を検討してみてください。
AIでシフトを管理すれば毎月のシフト管理に悩まされることがなくなり、本来やるべき業務に集中するための時間が生まれます。
シフトミスもなくなり、シフトの交換もスタッフ同士で解決できるようになり、シフトの管理が驚くほど簡単になったと感じられるはずです。
シフト管理を今よりもっと効率的に行い、業務効率化をはかりたいと考えている方にはシフトを管理するためのツールの導入をおすすめします。
