シフト作成を自動化―自動作成システムを導入して効率アップ

多様な働き方に対応できるシフト勤務。一方で、シフト作成を行う担当者には、大きな負担にもなっています。現場では 「シフト作成」だけで何日間も時間を費やしているのが現状です。人間をケアする業務が主であるにもかかわらず、そのシフト編成するためにものすごいエネルギーを必要になります。

担当者の負担を減らすものとして、近ごろ注目を集めているものがシフト管理の自動化です。幅広く対応できるツールやシステムが開発され、取り入れる企業も増えています。シフト作成の担当者の方は、自動化について知っておくとよいでしょう。

シフト作成時の課題

担当者の負担が大きいのは、シフト作成時の課題になっているものがあるためです。シフト作成にかかる負担を減らすには、課題をクリアしなければなりません。一般的には、5つの課題が挙げられます。シフト作成者の方は、あらためて把握しておきましょう。

1.シフト作成にはとても時間が掛かる

シフト作成において、担当者がよく感じている課題です。他の業務と並行してシフト作成をしなければならず、時間を取られるとメイン業務にも支障をきたす恐れがあります。シフト作成に要する時間については、いくつかの企業が調査を進めています。なかには、シフト作成に月60時間を費やしたというデータもあるようです。調査結果を見ても分かるように、シフト作成には相当な時間が掛かっていることが分かります。

2.シフト変更・修正の労力が必要

シフトの変更や修正に掛かる労力も課題のひとつです。どれほど時間を費やしてシフト作成をしても、変更や修正は必ず起きてしまいます。加えて、インフルエンザの集団感染が起きたときのように、イレギュラーが起きてしまうと、シフトを大きく組み替えることも必要です。軽い変更であれば修正も少なく済みますが、大幅な変更があると、担当者の負担も大きくなってしまいます。

特に医療・介護福祉現場では、各人の熟練度やスタッフ同士の相性もあり、これに、個人の希望まで加えると、数十人のチームでも実は膨大な数の「組み合わせ」になりまうす。

3.担当が変わった場合の対応が難しい

担当者が代わった場合の対応が難しいことも課題となっています。シフト作成をするとき、作成手順のマニュアルなどがない場合も多く、手法が統一されていないためです。

担当者の経験や勘をもとに作成されることがあるため、後任者への引き継ぎがスムーズにいかないこともよくあります。従業員が新しい担当者のやり方に慣れるまで戸惑ってしまい、結果的には業務にも支障をきたす可能性があります。

4.公平なシフト作成が困難

公平なシフト作成も課題です。従業員の能力に適した配置、および要望などをすべて満たすことは、非常に難しいといえます。

業務を回すためには、致し方なく特定の従業員に負担が掛かることもあります。しかし、そういった事態が続いてしまうと、従業員から不満が出ることになりかねません。

シフト作成者もできる限りの考慮をしますが、なかなか従業員との折り合いがつかないこともよくあるようです。

システムを活用してシフト作成の自動化

いくつかの課題があり、担当者の労力も掛かるシフト作成ですが、自動化を図ることで負担を軽くできます。自動化をすることにより、作成に掛かる労力と時間を大きく減らすことが可能です。

シフト作成を自動化するには、おもに3つの方法があります。担当者の方は知っておくとよいでしょう。

エクセルでシフト作成を自動化する

エクセルのマクロ機能を使って、シフト作成を自動化できます。複雑なものには対応できませんが、最低限の内容については作業をルーチン化させることが可能です。例えば、従業員ごとの稼働日や勤務時間を、翌月のシフトに反映させることもできます。

ただし、複雑な作表や大量のデータには対応できません。大人数のシフト作成を行う場合などについては、エクセルでの自動化には限界があるといえるでしょう。

また、「不公平感」「不平不満」を低減するためにも、 特定の責任者が手動で組むよりも「システムが作った」という方が良い場合があります。

プログラミングされたシステムを使ってシフト作成を自動化

プログラミングされた自動作成ツールを使う方法です。エクセルでは、実現が難しい複雑な処理にも対応できます。あらかじめ設定しておけば、繁忙期などに合わせて必要な人数を自動で振り分けることも可能です。

ただし、導入するときには自社に適したツールを選ぶ必要があります。自動作成ツールは、多くの種類が提供されており特徴もさまざまです。自社に合わないツールを選んでしまうと、効率は上がりません。現在では、無料トライアルができるツールもあるため、導入を考えるときには活用するとよいでしょう。

人工知能（AI）が搭載されたシフト作成自動化ツール

AIが搭載された自動作成ツールです。必要な情報を入力すると、シフトの組み合わせや振り分けなどをAIが自動で行ってくれます。公休日の振り分けなどもAIが自動でしてくれるため、担当者が考える必要はありません。あらゆる作業をAIが代わりに行ってくれるため、担当者の負担を軽くできます。

なお、最初のうちは精度の高いシフト作成が望めないことに注意が必要です。AIは学習することで精度を上げていきます。学習が進んでいない初期には、どうしても精度が落ちてしまいます。

精度が上がるまで時間を要しますが、もっとも担当者の負担を減らすことができる方法だといえるでしょう。

シフトをAIで自動作成

今回の記事ではシフトの自動作成システムについて紹介しました。
シフト作成で悩む方も多いと思いますが自動化し少しでも負担を軽くできないか検討しましょう。
またシフトをAIで自動作成できることを知っていますか？
下の記事ではシフトをAIで自動作成する特徴やメリットについて詳しく解説しているのでぜひ参考にしてください。
作業時間を大幅短縮。AIでシフト作成を自動化

シフト作成を楽にするには自動化がベスト

いかがだったでしょうか。シフト作成の効率アップを図るには、作業の自動化がベストです。シフト作成にお困りの担当者の方は、自動作成システムの導入を検討してみるとよいでしょう。

シーライヴ株式会社では、自動作成システム「ほすぴタッチ」を提供しています。必要な情報を入力するだけで、AIが自動でシフト作成をしてくれます。シフト作成の効率アップを目指すときには、導入を検討してみてください。