シフト作成をAIで解決｜シフト管理ツールの特徴と注意点

シフトの作成は、有資格者の配置やスタッフからの希望休などを考慮して作成しなければならないため、大変な労力がいる作業です。

業種によっては早番・日番・遅番があり、中には夜勤のシフト表を作成しなければならないところもあるでしょう。

毎月毎月、こうした煩雑な業務を続けていくのは、管理者にとって大きな負担だと言えます。

そこで、おすすめなのがAIを活用したシフト管理ツールです。

シフト管理ツールは、設定した条件を元にAIが最適だと考えるシフトを作成してくれるものです。

ここではAIを活用したシフト作成の仕組みや特徴、そして注意点についても解説しているので、参考にしていただければと思います。

AIを活用したシフト作成の仕組み

AIを活用するとシフト作成はどのように変わるのかを見ていきましょう。

AIを活用したシフト作成とはなにか

人の手作業によって行われていたシフト作成を、AIが代わりに行ってくれるのが、AIを活用したシフト作成です。

シフト作成による管理者の負担を減らすのはもちろん、スタッフにとっても理想に近いシフトを組めるので、管理者、スタッフ双方にとってメリットのあるシステムと言えます。

AIを活用したシフト管理ツールを取り扱う企業もあることから、需要が高いシステムであることが伺い知れます。

AIを活用したシフト管理ツールの仕組み

AIを活用したシフト管理ツールは、機械学習によって最適なシフトを自動的に作成する仕組みです。

シフト管理ツールを取り扱う企業ごとに特徴があります。

たとえば、小売サービス企業に特化したシフト管理ツールでは、統計やAI分析による実質的な売上予測やスタッフの雇用契約、希望休、法律や会社が定める就業ルールなどを元に独自のシフト作成を行います。

医療・介護福祉業界に特化したシフト管理ツールでは、特殊な勤務ルールや複雑なシフト条件でもシフト作成が可能です。

スタッフ数に上限がないため、さまざまな人数規模に対応しており、業務の種類別や病棟別、フロア別などの勤務チームを作成し、一括管理もできます。

急な勤務変更にも柔軟に対応できるのはもちろん、Amazon Web Serviceや2段階認証、常時SSL通信などセキュリティ面に配慮されたシフト管理ツールです。

AIを活用したシフト管理ツールでできること

AIを活用したシフト管理ツールによって、具体的にできることとは何なのでしょうか。

管理者とスタッフそれぞれにとってのメリットとあわせてみていきましょう。

管理者側のシフト作成での悩みを解決

シフト作成での悩みも、AIによるシフト作成なら解決してくれます。

スタッフの勤務条件や希望を考え、最適なシフト作成

たとえば「週3日、1日5時間」という勤務条件を満たしつつ、「平日のみ勤務したい」「その日は休みたい」といったスタッフの希望や事情を考慮してシフト表を作成しなければなりません。

また、早番・中番・遅番・夜勤・明けなどに振り分け、連続勤務の上限や月の休みの回数なども考える必要があります。

職場によっては、スタッフ数十人以上の勤務条件や希望を組み合わせてシフトを作成しなければならず、多大な労力が求められる場合も。

AIによるシフト作成であれば、スタッフごとの希望や勤務条件のほかに、休日数、曜日、そして繁忙期・閑散期などさまざまな条件を考えてシフトを作成してくれます。

労力をかけず最適なシフトが自動で作成できる点は大きなメリットと言えるでしょう。

スタッフ同士の相性も考慮が可能

たとえば、同じ時間に入るスタッフが全員新人ではトラブルがあった際に対処できないため、新人と中堅以上のスタッフを一緒にしておく必要があります。

また、人と人が一緒に働くうえで避けられないのが人間関係です。

スタッフ同士の関係が悪化しているにもかかわらず、勤務条件や希望だけで同じ時間に入れていると離職につながり、人員不足になる可能性があります。

シフト管理ツールでは、スタッフごとの能力や感情なども入力しておくことで、スタッフの相性も考慮したシフトを自動で作成してくれます。

気を遣う部分にも配慮してシフト作成ができるのは、管理者・スタッフ双方にとってメリットがあります。

スタッフの労働負担を公平に近づけてくれる

「勤務時間に融通が利くから」「仕事ができるから」との理由で、特定のスタッフだけに負担がかかるシフトはNGです。

ただ、実際のところスタッフが長く働き続けられるように、労働負担を公平にしたいと思っていても、うまくいかない場合が多いのが現実でしょう。

人員不足の日や新人が多い日は、どうしても特定のスタッフに負担がかかりがちです。

管理者だけでは作成しきれない部分をAIがフォローし、労働負担を公平に近づけられるのは魅力です。

人員不足で調整が難しい日のシフトも提案

シフト作成の段階から人員不足であったり、スタッフの急な休みで人員不足になったりした場合に、調整の難易度は格段に上がります。

数十人すべてのスタッフの勤務条件や希望を細かく覚えているわけではないため、誰に交渉してシフトに入ってもらえるかを考えるのも大変でしょう。

そうしたときにも、学習した情報を元にAIが「シフトに入れそうなスタッフ」を提案してくれます。

スタッフ側はシフトの希望を簡単に提出できる

ここまでは管理者側がシフト管理ツールを使うことでできるようになる点を挙げてきましたが、スタッフ側も便利さを感じられることがあります。

それは、来月以降の確定していない未来の勤務シフトについて、シフトの希望をスマホやタブレットなどのモバイルから簡単に提出できる点です。

個別の日にち・シフト枠に希望を提出できるため、自分の都合に合わせていつでもシフトの希望を提出できます。

また、確定したシフトを確認できるのはもちろん、個人間でのシフト交換も管理者の承認する範囲で柔軟にできるため、急なシフト変更も可能です。

AIを活用したシフト作成を導入する前に確認すべき注意点

ここからは、注意点について見ていきましょう。

会社や職場、業務内容に合っているか確認する

メリットのあるシフト管理ツールではありますが、サービスによってできることはさまざまです。

導入したいシフト管理ツールが職場や業務内容に合っているか事前に確認しましょう。

サービスの中にはトライアルとして一定期間試せる場合もあります。

気になるシフト管理ツールがあれば、いくつか試してみて納得のいくものを選ぶと失敗が少ないでしょう。

すべてのシフト作成をAIに頼らない

シフト管理ツールを導入したからと、管理者がなにもしなくても良いわけではありません。

たしかに、AIが行ってくれる部分も多くありますが、AIの仕組みは前述したように機械学習によるものです。

たくさんあるデータをディープラーニングすることで理想のシフトに近づけていくのですが、学習対象である実際の経営環境やスタッフ、法律などは目まぐるしく変化しているのが事実です。

とくに、スタッフ同士の相性やスタッフの希望といった点は、機械学習するのが難しいところでもあります。

シフト作成のプロセスをすべてAIに任せるのではなく、シフト管理ツールと管理者双方の利点を上手に組み合わせることで、最大限の効率と効果アップにつなげるようにしましょう。

シフト作成のコツや注意点

今回の記事ではシフト管理ツールの特徴と注意点について紹介しました。
シフト作成で悩む方も多いと思いますが自動化し少しでも負担を軽くできないか検討しましょう。

またシフト作成にはコツや注意点があることを知っていますか？
下の記事では医療介護業界におけるシフト作成のコツや注意点について詳しく解説しているのでぜひ参考にしてください。

医療介護業界におけるシフト作成のコツや注意点とは

シフト管理ツールなら効率の良いシフト管理が可能

今回は、シフト管理ツールの仕組みや特徴、そして注意点について解説してきました。

自社にとってシフト管理ツールが必要か判断する材料となりましたでしょうか？

シフト管理ツールを導入することで、効率よくシフト管理を行っていきたいですね。

 

医療介護業界でシフト作成・管理に悩んでいる方は、医療・介護向けの便利な勤怠管理・シフト管理ツールランキングをご参照ください。