介護業界においてシフトを管理することはとても難しいですが、なぜ他の業種よりシフト管理が難しいのかご存知でしょうか？
今回の記事では、介護のシフト管理が難しいとされる原因について解説します。
そして、シフト管理を簡易化するためのおすすめシフト自動作成ツールについてもご紹介しますので、毎月のシフト管理に頭を悩ませている方は、ぜひ参考にしてください。
目次
介護のシフト管理が難しい原因
まずは、介護のシフト管理が難しくなりがちな原因について見ていきましょう。
介護業界では他の業種と比較してみると、以下のような原因が理由でシフト管理が難しいことが多いです。
公平なシフトを作ることが難しいから
介護のシフト管理が難しくなる理由として、第一に公平なシフトを作るのが難しいことが挙げられます。
介護業界で働くスタッフは夜勤や早番が混じったシフトで働かなければならず、とても体力が必要とされるので休みもしっかりと必要です。
しかし、すべてのスタッフへの負担が公平になるようにシフトを作成することは、シフト作成に慣れている方でも至難の業。
休みの日数を合わせることはもちろん、勤務時間帯や連勤をどれだけしているかによる負担も考慮しなければいけないので、介護業界ではスタッフの負荷も加味しながら同等にシフトを作ることが難しいと言われています。
勤務体制によりスタッフが不満を抱えることがあるから
勤務体制によりスタッフが業務への不平を持つ可能性があることも、介護業界のシフトの管理が難しい原因のひとつです。
スタッフはもちろんみんなに希望する勤務スタイルがあり、夜勤をしたい、夜勤をしたくない、土日に休みたい、連休がほしい…など、それぞれ異なった希望を持っていることでしょう。
スタッフそれぞれが違う希望を持っていることは、平等なシフトを作る難しさにもつながります。
シフトを作成する人が公平なシフトを作れたと感じていても、自分の希望に沿っていなければスタッフが不満を募らせていることも考えられるでしょう。
介護現場の人手が不足しているから
根本的に介護現場の人手が不足していることも、シフト管理を難しくさせている理由だと考えられます。
豊富な人材を抱えていれば、スタッフをゆっくりと休ませてあげることもできますし、ゆとりのあるシフトを作ることもできるはずです。
しかし厚生労働省によると、介護職員は勤続年数が短く、特に施設介護では離職率が高い傾向にあると報告されています［1］。
また、公益財団法人介護労働安定センターの調査では、2012年度から介護職員の離職率は減少傾向にあるものの、介護サービス全体で見ると従業員の不足感を抱いているという回答が65.3％にも上ったそうです。
出典：公益財団法人介護労働安定センター：（PDF）令和元年度介護労働実態調査 事業所における介護労働実態調査結果報告書
厚生労働省や介護労働安定センターからの報告を見ても、介護現場の従業員数は不足傾向にあります。
介護のシフト管理が難しいとされているのには、介護現場の人手が不足していることが根底にあるのです。
シフト表の作成に時間がかかるから
介護のシフト管理が難しいとされる原因として最後にご紹介するのは、シフト表の作成に時間がかかるということです。
ご紹介してきたように、介護のシフトを作成するには、限られた数のスタッフにできるだけ公平に休みを与えながら、スタッフの意思を汲み取りつつ不満が出にくいように配慮しなければいけません。
すべてのスタッフの意思や希望休を考えながら、人員が必要な時間帯に、必要数の人員を配置することは簡単ではありません。
さらに介護職は24時間、常にスタッフを駐在させていなければならないので、10時間・12時間営業の店舗や企業などと比べると作成するシフトの量は約2倍にもなります。
シフト作成はどの業界でも簡単ではありませんが、24時間分のシフトを作成しなければならない介護業界では特に作成に時間がかかりがちです。
シフトを作れる人が限られているから
どの業界でもシフトを作れる人は限られていますが、介護業界では特に作成者が限られる傾向が強くなります。
早番・遅番・日勤・夜勤と勤務スタイルが複数あるだけでなく、免許や資格の有無、スタッフのスキル、スタッフの希望などもすべて考慮して作らなければいけない介護業界のシフト。
すべてのスタッフや現場のことを熟知している人でなければシフト作成はできません。
そのため、管理職に就いている方がシフト作成を担当することが多くなりますが、時間のかかる介護のシフト作成を管理職の方が担当していては、現場に寄り添う時間がなくなってしまいます。
介護のシフト管理が難しいと言われるのは、シフト作成の難しさだけでなく、管理職に就いている方の時間がシフト作成により奪われてしまうことも原因だと言えるでしょう。
おすすめシフト管理ツールをご紹介
難しくなりがちな介護のシフト管理には、ツールを導入して簡易化することをおすすめします。
介護業界の方に最もおすすめするシフト自動作成ツールは「ほすぴタッチ」。
シフト自動作成ツールを導入すれば、シフト作成に使っていた時間を介護の現場に寄り添うために充てられるようになるでしょう。
それでは、「ほすぴタッチ」にはどのような特徴があるのか、使い方やおすすめできるポイントも含めてご紹介していきます。
ほすぴタッチの特徴
「ほすぴタッチ」の最大の特徴は、AI（人工知能）と数理モデルが代わりにシフト自動作成を行ってくれることです。
設定を行えば、自動的に設定のルールに従ってAI（人工知能）と数理モデルが判断をし、20～30分で最適なシフトを完成させてくれます。
AI（人工知能）と数理モデルは何十万通りものシフトを自動作成した後に、自らの作ったシフトを評価して、いちばん評価が高いと思われるシフトを提示してくれるのです。
コロナ禍において勤務シフトが急遽変更になった場合でも、「緊急の場合用」のシフトを別枠で作ることができますし、再度シフトを作り直すことも可能。
AI（人工知能）と数理モデルが最適なシフトを作成してくれる「ほすぴタッチ」なら、今までシフトをエクセルやマス目のある紙を使って手動で作っていた時間と労力が不要となります。
ほすぴタッチの使い方
「ほすぴタッチ」の使い方は次のようにとても簡単です。
1．パソコン・スマホ・タブレットからユーザー登録をする
2．管理画面からスタッフの登録を行う
3．勤務シフトのルールを登録する
4．スタッフからシフトの希望を受け付ける
5．シフトを作成する期間を指定する
6．「シフト編成」ボタンをクリックする
「ほすぴタッチ」はオンラインで利用できるので、導入する際に難しい設定や設備の準備は必要ありません。
お手持ちのパソコンやスマホからユーザー登録をすれば、約1分で使い始められるようになります。
その後はスタッフの名前やメールアドレス、スキルなどに加えシフトルールを登録しましょう。
シフトルールは「連続の夜勤を禁止する」「月曜日は○○○の資格を持つスタッフをシフトに組み込む」など、独自のルールを決めてください。
スタッフのメールアドレスを登録すると、対象のスタッフは「ほすぴタッチ」に招待されるので、自らオンライン上で希望休などを入力できるようになります。
シフトルールとスタッフからの希望がすべて登録されたら、あとは「シフト編成」のボタンをクリックするだけ。
約20分後にはシフト自動作成が完了するので、難しいとされる介護のシフト管理も簡単な操作で作成できるようになります。
ほすぴタッチのおすすめポイント
最後に、シフト自動作成ツールとして「ほすぴタッチ」をおすすめする6つの理由を見ていきましょう。
・導入が簡単でどなたでもすぐに使い始められる
・同一組織内でチームを区切り複数のシフトを管理できる
・人事異動・途中入社・シフト交換にも対応でき柔軟性が高い
・統計機能で過去のシフト実績を確認できる
・セキュリティレベルが高く情報が安全に守られている
・初期設定や疑問点へのサポートが充実している
介護のシフト自動作成ツールとして「ほすぴタッチ」がおすすめなのは、導入方法や使い方が簡単であることと、柔軟性・機能性・セキュリティ・サポートのすべてが充実していることです。
作成したシフトに入れなくなった場合は、「ほすぴタッチ」を使ってスタッフ間でシフトを交換することができ、人事異動などでスタッフの変更があった場合にもすぐに対応できます。
登録された情報は「Amazon Web Service」や「2段階認証」によって保護されるので、情報が漏洩してしまう心配もないでしょう。
初期設定や使い方でわからないことがあれば、オンラインサポートで質問ができ、有償で初期設定の代行をしてもらうことも可能です。
「ほすぴタッチ」は大きな設備なども必要なく簡単に始められるのに、機能性やサポートが充実しているので、日々の業務の中で自然と使いこなせる使いやすさを感じさせる介護シフト自動作成ツールです。
介護のシフト自動作成ツールは専門性を重視して選ぼう
シフト自動作成ツールは数ありますが、最適なシフトを作るためには、医療・介護業界に特化したツールを使うことをおすすめします。
介護業界では人手不足の中、スタッフが公平に働けるよう24時間365日体制のシフトを作らなければならず、他の業界よりシフト管理が難しいと言われています。
しかし、医療・介護業界に特化したシフト自動作成ツールであれば、介護の現場により適したシフトを作成できるはずです。
医療・介護のシフト管理を簡易化したいとお考えの方は、ぜひ「ほすぴタッチ」の導入を検討されてみてはいかがでしょうか。
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