企業における担当者の負担になっているシフト作成。適切に用いることができれば、多様な働き方にも対応できる重要なものです。しかし、担当者の負担は軽いとはいえません。シフト作成時には、エクセルを用いて作成する方もいるでしょう。エクセルでシフト作成を行うときは、コツやポイントを押さえておけば作成に掛かる負担を減らせます。担当の方は、参考にしてみるとよいでしょう。
また担当者が替わった時、誰もがエクセルができるわけではないので後任の担当者がエクセルが苦手な場合、現場に影響が出ることもあります。
かつエクセルのみでの管理ではオンラインでの公開・共有もすぐにできません。
急遽シフト変更が出た場合や、人事異動などの場合、表全体を作り替えるなどの手作業を
いちから始めるのはかなり時間もかかります。
ましてやコロナ禍による緊急体制を急きょ組む場合には言うまでもありません。
目次
エクセルでシフト作成をするメリット
シフト作成をエクセルでする前に、まずメリットを把握しておくことが大切です。管理する人数および目的によっては、エクセルを使用すると、かえって効率が悪い場合があります。エクセルを活用してシフト作成をするおもなメリットは、大きく2つの理由が挙げられます。
困ったときも情報が多く対応しやすい
困ったときに、参考にできる情報が多いことがメリットのひとつです。エクセルは利用者が多いため、ネット上にも比較的多くの情報が掲載されています。不明なところがあった場合でも、利用者が少ないサービスと比べると、ネットを利用してすぐに必要な情報を得ることが可能です。使い慣れていない方でも、ネットで調べれば対応できるため、活用しやすいといえます。
機能を使えば自社に合わせてカスタマイズ可能
機能を使いこなせれば、自由度が高いこともエクセルを活用するメリットです。汎用性があるだけでなく、関数などを利用すれば、自社に合わせた自由なシフト作成ができます。さらに、色分けや装飾など見やすさにも工夫をすることで、より担当者好みにカスタマイズが可能です。加えて、マクロ機能などを活用できれば、一部の作業を自動化できます。
目的や用途によって使い分けができ、初心者から熟練者まで、幅広く活用できるサービスだといえるでしょう。
エクセルでシフト作成をするデメリット
メリットがある一方で、いくつかのデメリットも存在します。自由度は高いですが、自分で設定や作業をしなければならず、それなりの労力と知識が必要です。
自動作成システムであれば、あらかじめ設定されているため、情報を入力するだけでシフト作成ができます。対して、エクセルで同じことをしようとすると、関数を入力する必要があるなど、設定からしなければなりません。高度な設定をするときには、関数やマクロについての知識も必要です。
エクセルはコストパフォーマンスが良く自由度も高いです。しかし、使いこなすには労力と知識の習得が必要になることが、デメリットだといえます。
エクセルでシフト作成をするときのポイント
エクセルでシフト作成を行う場合、おさえておきたいポイントがあります。必要なポイントをおさえておくと、効率よく分かりやすいシフト作成が可能です。担当者の方は、参考にしてみてください。
1.テンプレートを活用する
ネットにあるテンプレートを活用すると、初心者の方でも効率よくシフト作成ができます。自分で一から作成する必要がなく、作成に掛かる労力を減らせるためです。
ネット上には、さまざまなテンプレートが存在しており、ダウンロードするだけで利用できます。テンプレートは、修正や変更なども自由にできるため、自社に合わせてカスタマイズすることも可能です。
労力を軽くしたいときやエクセルに慣れていない方には、おすすめの手段だといえます。
2.色付けをして分かりやすく
シフト作成を行うときには、分かりやすさも大切です。パッと見たときに分かりづらいシフト表だと、勘違いや入力ミスなどが増える可能性があります。すると、シフト作成や管理も捗りません。「色分けをする」および「文字の大きさを変える」などの工夫が、見やすく確認しやすいシフト表につながります。分かりやすいシフト表ができると、変更や修正および管理なども効率がよくなるでしょう。
3.印刷したときをイメージ
張り出したときをイメージしてシフト作成をするのも、大切なポイントです。シフト表は従業員も見るため、分かりにくいレイアウトなどの場合、理解できず、不満が出る可能性があります。
パソコンで作成しているときには見やすいと思っていても、いざ印刷してみると見にくさを感じることはよくあります。
作成時から、「文字は大きめにする」および「太線を活用する」など、印刷後をイメージして作成することが大切です。紙代は掛かりますが、作成の途中で試しに印刷をして、レイアウトを確認するのもよいでしょう。
4.関数を使うともっと便利
一定の知識は必要となりますが、関数を使いこなせれば、効率よくシフト作成ができます。面倒な計算や手作業での入力を大きく減らすことができるため、作成者の負担を軽くすることが可能です。
加えて、マクロ機能を使えば、より複雑な処理にも対応できます。マクロの記録機能を使えば、作業のルーチン化も可能です。簡単なシフト作成であれば、自動化することができるため、さらに手間を省くことができます。
知識がない方が利用したいときには、ネットなどを活用して手法を検索するとよいでしょう。検索する手間は掛かりますが、シフト作成に掛かる時間を減らすことが可能です。
シフトを自動作成するシステムを紹介
今回の記事ではシフトをエクセルで作成するコツについて紹介しました。
シフト作成で悩む方も多いと思いますがエクセルを利用することで少しでも負担を軽くできないか検討しましょう。
またシフトを自動作成できるシステムを知っていますか？
下の記事ではシフトの自動作成システムの特徴やメリットについて詳しく解説しているのでぜひ参考にしてください。
シフト作成を自動化―自動作成システムを導入して効率アップ
管理システムを活用すればもっとシフト作成が楽になる
参考にしていただけたでしょうか。エクセルの機能を活用できれば、シフト作成が捗ることが分かります。
しかし、メインの業務を抱えながら知識の習得を目指すのは大変です。そのようなときには、管理システムの利用も視野に入れるとよいでしょう。シーライヴ株式会社が提供する「ほすぴタッチ」は、あらかじめ情報を入力しておくと、AIが自動でシフト作成をしてくれます。シフト作成の労力を減らしたいときにはおすすめです。
