シフト作成を効率化するために意識したい3つのポイントとは？

毎月、多くの時間をかけて作られるシフト。
シフトを管理している管理職の方には、「なんとかシフト作成を効率化できないか…」と悩んでいる方も少なくありません。
そこで今回の記事では、管理職の方が抱えがちな悩みとともに、シフト作成を効率化させるための3つのポイントをご紹介します。

シフト作成をする管理職の方が抱える悩み

シフト作成を担当することが多い管理職の方は、次のようなことで悩んでいるケースが多いようです。

シフト作成に時間がかかる

管理職の方が感じがちなこととして、「シフト作成に時間がかかる」という悩みがあります。
ご自身の仕事や現場の管理、スタッフの管理など多くの業務を抱える管理職の方にとって、シフト作成に時間が費やされることは大きな悩みとなるでしょう。
特にスタッフの人数が多かったり、稼働時間が長かったりするとシフト作成に何日間もかかることもあります。

シフトが公平にならない

「シフトが公平にならない」という悩みも、シフトを作成する上で感じられがちです。
スタッフ全員の希望を聞き、公平に休みを与えてあげたいと思っても、特定のスタッフへの負担が大きくなったり、希望休をすべて受け入れられなかったりすることも…。
シフトが公平にならず、なかなかすべてのスタッフへの負担が同等にならないと悩む管理職の方も多くいます。

突然の欠勤・病欠への対応ができない

シフトを無事に完成させても、突然の欠勤や病欠への対応ができないことで悩む管理職の方もいるようです。
一日一日を最適な従業員数でシフトを作ったとしても、子供が熱を出したり、本人が出勤できないほど体調が悪かったり、突然の用事で休まれたりすれば人員数が足りなくなってしまいます。
特に、昨今のコロナ禍であれば突然の欠勤・病欠が発生する可能性も高くなるでしょう。
欠勤・病欠で従業員数が不足したときの対応が難しいことも、シフト作成を担当する管理職の肩の悩みです。

シフト作成を効率化するためのポイント

管理職の方を悩ませるシフト作成を効率化させるには、次のような3つのポイントを意識しましょう。

シフト希望の期限を早めにする

毎月シフト作成に追われているという場合は、シフト希望の期限を早めにすることで解決できる可能性があります。
月末にシフトを発表するなら、15日にはシフト希望を出してもらえば15日間の余裕ができてゆとりを持ってシフト作成ができるはずです。
シフトを作成する時間がない、作成に追われているという方は、シフト希望の期限を明確にするか、もう少し早めるようにしてみましょう。

余裕のあるシフトを作成する

シフト管理を効率化するためには、余裕のあるシフトを作成することも大切です。
余裕のあるシフトを作成すれば、突然の欠勤・病欠でも従業員数が不足せず、業務に支障をきたすことを避けられます。
根本的に人員不足の場合は難しいでしょうが、なるべく余裕のあるシフトを組み、人手が足りなくなることを防ぎましょう。

シフト管理ツールを導入すること

シフト作成を効率化するための最大のポイントは、シフト管理ツールを導入することです。
シフトの作成に大幅に時間を割いている、なかなか公平にシフトを作れないと悩んでいるならぜひ導入してみてください。
シフト管理ツールは自動的に最適なシフトを作成してくれるので、管理職の方が自身でシフトを作る必要がなくなります。
ツールを導入してシフト作成のための時間を削減できれば、業務全体の効率化が可能となるはずです。

シフト管理ツール導入で得られる効果

シフト作成を効率化させるためのカギであるツールを導入することには、次のような効果やメリットが期待できます。

シフト作成の時間と労力が削減される

シフト管理ツールを導入すると、今までシフト作成に費やしていた時間と労力を削減できます。
エクセルや紙を使い手動でシフト作成をすると多くの時間と労力がかかりますが、ツールを導入すれば簡単な操作だけで自動的にシフトが作成されるため、その他の業務に充てられる時間が多くなるはずです。
今までシフト作成に充てていた時間を他の業務にまわせるようになれば、今よりさらに現場の様子を見る時間も増え、働いている時間がより一層充実したものとなるでしょう。

シフト作成でミスがなくなる

シフト管理ツールを使うことで、ミスがなくなることも大きなメリットのひとつです。
シフトを完璧に作成したつもりでも、当日にスタッフ数が不足していることに気づいたり、反対にスタッフを多く配置しすぎてしまったり、特定のスタッフだけ連勤になってしまったり…というミスはありえます。
しかし、ツールは独自の計算方法によりシフトを作成するため、ミスが起きる確率は限りなく低くなります。
ツールを導入するとシフト作成でのミスがなくなり、対象の日程に最適な人員を配置できるようになるでしょう。

過去の勤務状態を把握できるようになる

ツールの導入にはシフト作成が簡易化されるだけでなく、スタッフの勤務状態を把握できるようになるという点もメリットです。
シフト管理ツールの中には、スタッフの勤務状態を統計として表示する機能が搭載されているものもあり、誰がどれだけ働いているかが一目瞭然となります。
特定のスタッフが長期休暇中に働いた日数や、1日あたりの勤務時間などを自動的に算出してくれるため、スタッフ全体の労働管理が圧倒的に簡易化されるはずです。

介護・医療向けにおすすめのシフト管理ツール

シフト管理ツールは数ありますが、介護・医療業界には「ほすぴタッチ」がおすすめです。
「ほすぴタッチ」はシフトルールやスタッフの情報を登録するだけで、自動的にシフト作成を行い、シフト管理を効率化してくれる介護・医療業界向けのツール。
スマホやタブレット、パソコンから操作できるので、大掛かりなシステムやサーバを導入することなく、約1分間の新規登録だけで使い始めることができます。
「シフト編成」のボタンをクリックすると、約20分間で自動的にシフトを作ってくれるので、管理職の方が費やしていたシフト作成のための時間を大幅に削減してくれるでしょう。

介護・医療業界で必要となる有資格者の配置も、シフトルールに登録しておけば自動的に行ってくれます。
スタッフからのシフト希望もスタッフ自ら「ほすぴタッチ」で登録できるようになるなど利便性も高く、シフト管理を効率化するなら最もおすすめのツールです。

シフト作成を効率化するならツールがおすすめ！

シフト作成を効率化する3つのポイントをご紹介しましたが、最もおすすめできる方法はツールを導入することです。
シフト管理ツールを導入すれば、簡単な操作だけで毎月のシフトが自動的に作られるので、今までシフト作成に費やしていた時間を他の業務へと充てられるようになります。
「ほすぴタッチ」ならスタッフが自身のスマホやパソコンからシフト希望を登録したり、余裕のあるシフトを組んだりすることもツール上ですべて完了。
シフトの管理に手を煩わせているという介護・医療管理職の方には「ほすぴタッチ」をおすすめいたします。