シフト管理は多くの管理者が頭を悩ませる大変な業務ですが、簡単にできる方法があることをご存知でしょうか？
今回の記事では、シフトの管理が煩雑化する理由を解説した後に、管理を簡単にするための方法をご紹介します。
毎月のシフト管理に頭を悩ませている方、シフトに費やす工数を削減したいと考えている方はぜひご参考ください。
目次
シフト管理が煩雑化する理由とは？
まず、シフト管理が煩雑化する主な理由について見ていきましょう。
就業パターンが複数あること
シフト管理が煩雑化する一番の要因は、就業パターンが複数あることです。
早番・遅番、2交代制、3交代制など複数の就業パターンで組み合わせられるシフト制の企業は、一律の就業パターンが組まれている企業よりも就業管理が複雑になります。
スタッフにより労働時間が異なったり、時間帯により賃金や体への負担が異なったりするため、シフトの作成・管理ともに考慮しなければいけない点が増えるためです。
就業パターンが複数あるシフト制の企業では、労働時間やスタッフへの労働負担を考慮しなければならず管理が複雑になります。
スタッフの要望や変更に応えなければならないこと
スタッフの要望や変更に応えなければならないことも、シフト管理の煩雑さを招きます。
シフト作成の段階では、スタッフそれぞれの希望に応じながら、1日1日の仕事がスムーズになるようシフトを組まなければなりません。
しかし、シフト完成後に変更が生じることもあります。
病欠や忌引によるスタッフの急な欠勤、シフト完成後のスタッフのスケジュール変更などで、シフトがすべて埋まらなくなる日も出てくるはずです。
シフト管理が煩雑になる理由として、スタッフの希望を考慮しなければならないこともあげられます。
シフト管理システムを設置する場所がないこと
飲食店などでは、シフト管理システムを設置する場所がないことも管理が煩雑になる理由となり得ます。
パソコンやシステムなどでシフト管理をしようとすると、パソコンやサーバを設置しなければなりません。
しかし、飲食店や小規模な店舗であれば、機器を設置する場所を確保できないこともあるはずです。
パソコンやシステムを導入できればシフトの管理が簡単になりますが、機器の設置場所がないケースも考えられます。
シフト管理を簡単にするにはどうすれば良いのか？
それでは、煩雑になりがちなシフト管理を簡単にするには、どのような方法があるのか見ていきましょう。
シフト管理テンプレートを作成する
シフト管理テンプレートを使えば、今までよりも管理が簡単になるはずです。
テンプレートは多くの場合、エクセル形式の表となっています。
インターネットから目的や用途にあった表をダウンロードできるので、マス目にあわせてシフトを記入していくだけでシフトが完成。
パソコンを設置するための場所が必要となりますが、無料でダウンロードできるため、今すぐに少しでもシフト管理を簡単にしたいという方におすすめの方法です。
シフト管理アプリを活用する
最近ではシフト管理を簡易化させるためのアプリも配信されています。
シフトの自動作成機能・スマホからのシフト申請機能などが搭載されていて、スマホで打刻する勤怠管理機能つきアプリがあるなど多種多様です。
機能は制限されていますが、無料で使い始められるものもあるので、シフトの管理を簡易化させたいなら試しに使ってみてはいかがでしょうか。
シフト管理システムを導入する
シフトの管理を簡単にする最善の方法は、シフト管理システムを導入すること。
システムを導入すれば、AIが自動的に設定された条件に従ってシフトの作成を行ってくれます。
また、スタッフごとの労働時間を統計として表示したり、欠勤が出た際にヘルプ要請を出せる機能が搭載されていたりするシステムもあり、シフトの管理も簡単になるでしょう。
シフトの管理をするためのアプリよりも性能が高く、豊富な機能が搭載されているのがシステムの魅力です。
煩雑なシフトの管理を簡単にしたいなら、システムを導入する方法が最も良い解決法となるでしょう。
導入を検討したいシフト管理システム
シフト管理を簡単にするためシステムを導入するなら、「ほすぴタッチ」がおすすめです。
シフトの管理を簡易化する方法を3つご紹介しましたが、やはりシフトを一元管理し、シフトにかかる工数を削減するならシステムを利用する方法が最も便利。
特に「ほすぴタッチ」なら、有資格者の配置が必要なシフトなど、複雑な内容でもわずか20～30分で最適なシフトを作成してくれます。
ヘルプ要請機能、スタッフ自身のスマホからの希望休登録機能など、シフトの管理が煩雑になる理由を解消するさまざまな機能を搭載。
クラウドで作動するシステムであるため、お手持ちのスマホからシフトの管理が行えることもメリットのひとつです。
パソコンやサーバなどを設置するスペースがない場合でも導入でき、会員登録をするだけですぐに使い始められます。
エクセルの表をダウンロードするとシフトの管理を簡単にできますが、最終的には人が管理をしなければなりません。
しかし「ほすぴタッチ」を導入すればAIにシフトの作成・管理を任せられるようになり、シフトのために費やされる工数が格段に減るでしょう。
シフト管理はシステムの導入で簡単にできる
シフト管理は煩雑になりがちですが、システムの導入で簡単にすることができます。
シフトの作成から管理までAIが自動的に行ってくれるシステムは、管理者の方のシフトに費やす工数を減らし、業務効率を改善させる役立つ存在です。
特に今回の記事でご紹介した「ほすぴタッチ」なら、有資格者の曜日ごとの配置など複雑な条件も考慮したシフトが自動的に作成されます。
シフトの管理をできる限り簡易化させたいと思われているなら、システムの導入を検討されてみてはいかがでしょうか。
