現在では、多くの業種で用いられている働き方がシフト勤務です。業務を円滑に進めるうえでも、欠かせない労働形態だといえます。一方で、多くの担当者を悩ませるものがシフトの作成や管理です。なかなかシフトが埋まらず、苦労される担当者の方もいるでしょう。
また〇〇資格といった保有者をしっかり配置する必要があり10名のうち1名は「主任・チーフ」クラスが配置しなければならないといったルールが多くとにかく厄介なのが特徴です。
スムーズにシフトの作成や管理をするためには、シフトルールなどについて理解しておく必要があります。担当者の方は、ぜひ参考にしてみてください。
目次
シフト制が選ばれる理由
ライフスタイルの変化に伴い、シフト制での働き方を希望する人もいます。一般的にシフト制で働くのを希望するのは、大きく分けて2つの理由が挙げられます。シフト担当者の方は理由を知っておくと、従業員のモチベーションアップにつながるようなシフトを組むことができるでしょう。
自由度の高い働き方ができる
シフト制が選ばれる理由のひとつが、プライベートと仕事を両立しやすいことです。勤務が固定されていないため、双方で条件が合えば、仕事にもプライベートにも対応できます。上手く調整できれば、主婦や学生でも空いた時間を使って働くことが可能です。業務の時間を調整する必要がありますが、優秀な人材を確保しやすく、企業にとってもメリットがあるといえます。
急な予定にも対応しやすい
急な予定に対応できることも、シフト制が選ばれる理由のひとつです。シフト制を導入している企業では、日単位および週単位でシフトが作成されることがあります。もし、翌週に急な予定が入った場合でも、翌週のシフトは完成していないため、対応してもらえる可能性があります。仮にシフトができていたとしても、固定制勤務と比べると、配置換えもしやすいといえます。企業側も上手く対応してあげると、従業員のモチベーションアップにもつながるでしょう。
シフトルールを設定するときのポイント
企業でシフト制を導入するときには、シフトルールを設定することが大切です。一定のルールを設けることで、負担の偏りや不公平さを防ぐことができ、従業員が満足しやすいシフト管理につながります。加えて、シフト管理の担当者が代わった場合でも、担当者ごとの差異を抑えることができ、従業員も戸惑わずに済みます。シフトルールを設定するときに、重要なポイントをおさえておきましょう。
1.人員の配置は適切か
必要な人数や経験に応じて、適した配置を心掛けることがポイントです。一定の業務にベテランスタッフや人員が偏ってしまうと、他の業務に支障をきたす恐れがあります。「勤続3年以上1人と新人1人をセットで配置する」など、あらかじめルールを設けておけば、配置の偏りを防ぐことができます。人数や資格および経験などを考慮し、前もって基本となるルールを設定しておくとよいでしょう。
2.勤務時間帯の偏りに気を付ける
勤務時間帯の偏りにも注意が必要です。特定の従業員に対して、同じ勤務時間帯が偏ってしまうと、負担や不満のもとになりかねません。従業員が自ら希望するときを除くと、好意で協力してくれている場合がよくあります。従業員の好意に甘えすぎると、いつかは不満も大きくなるでしょう。あくまで好意だということを忘れず、できる限り均等な時間帯に振り分けることが大切です。「夜勤は週に3回まで」のように、基本的なルールを設けておくと、偏りの予防にもつながるでしょう。
3.公平なシフトであること
公平なシフトルールの設定も重要です。特定した従業員からの要望が強くシフトに反映してしまうと、他の従業員が不満を抱きます。すると、結果的に退職する従業員が出てきてしまい、人手が足りないといった事態を招きかねません。従業員からの要望については、できる限り公平に聞き入れることが大切です。「要望は1人あたり2回まで」のような、シフトルールを設定しておくとよいでしょう。
4.コンプライアンスが順守されているか
当然ですが、法律やコンプライアンスに適したシフトルールの設定も必要です。法律に反したシフト管理は、是正処分などの対象となる可能性があります。すると、従業員も企業に対して不信感を持ってしまいます。法律に従うのはもちろんのこと、社内規定やシフトルールは就業規則に明示するなど、明確なシフト管理を心掛けましょう。明確さを心掛けると、従業員も不信感を抱きにくくなり、信用度アップにもつながります。
5.コストはかさんでいないか
人件費などのコストを考えることも重要です。コストがかさんでしまうと、事業の継続も難しくなります。事業を進めていくうえでは、費用対効果を考えなければなりません。該当する業務にどれだけの人数が必要なのか、人件費と照らし合わせながら考えることが必要です。必要な人員の把握ができたら、シフトルールとして設定しておけば、把握しやすく、シフトを組むときも捗るでしょう。
さらにコストのみを考えてパッケージ製品を採用すると自社の都合に完全にはマッチせず、人間がパッケージ側に合わせるという本末転倒が起こることも。
シフト作成の負担を軽減するデジタル化の紹介
今回の記事ではシフトのルールについて紹介しました。
シフト作成で悩む方も多いと思いますが社員の生産性向上のためにルールを整備できないか検討してみるのはいかがでしょうか。
またシフト作成の負担を削減するデジタル化の方法を知っていますか？
下の記事ではシフト作成のデジタル化の方法やメリットについて詳しく解説しているのでぜひ参考にしてください。
紙からデジタルへ。シフト作成の負担を大幅削減
シフト管理が大変なときは管理ツールの導入も視野に
結局自社の都合を実現できるリーズナブルなサービスがないましてやサーバの購入や準備など無理といった悩みが現場にはつきまとっています。
コロナ禍で混乱する医療・介護福祉の現場では、その日からすぐに使える、リーズナブルなクラウドタイプのサービスが望まれていることを紹介いたしました。
いかがでしたでしょうか。シフトルールを設けるときには、ポイントを押さえておくことが大切です。適切なルールを定めることにより、さらなる業務の効率アップも期待できるでしょう。
なお、シフト管理がどうしても大変なときには、自動管理ツールの導入も効果的です。
シーライヴ株式会社では、自動管理ツール「ほすぴタッチ」を提供しています。シフト管理に困ったときは、導入を検討してみるとよいでしょう。
