シフト管理にはさまざまな問題が発生しがち。
従業員への負担が平等でなくなったり、急にシフトが変更になったり…などの問題が考えられますが、コツを使えばもっとシフト管理は簡単になります。
そこで今回の記事では、シフトを管理する際の3つのコツについて解説しますので、管理者の方は業務効率化のための参考にしてください。
目次
シフト管理で発生する問題とは
シフト管理のコツの前に、まずは発生しがちな問題について見ていきましょう。
平等なシフトが組めない
シフト作成で発生しがちな最大の問題が、平等なシフトが組めないということでしょう。
従業員が多いほど平等なシフトを作成することは難しく、特定の従業員への負担が大きくなってしまったり、平等に休みを与えられなかったりすることは少なくありません。
全従業員に対し平等に業務負担を与えることが、シフト作成で発生しやすい最大の問題です。
急にシフトが変更になる
急にシフトが変更になることも、シフト管理者にとっては大きな問題となります。
たとえば、従業員の当日欠勤や遅刻があると、作成したときは最善のシフトだったとしても従業員数が不足してしまうことに。
従業員による欠勤は、病欠や忌引きなど致し方ない事情も含まれます。
しかし、急にシフトが変更になると業務への支障が生じるため、シフト管理者にとっては悩ましい問題と言えるでしょう。
夜勤勤務で従業員への負担が増加
夜勤勤務がある業種であれば、夜勤による従業員への負担の増加も問題です。
夜勤や身体的負担の大きい勤務となるため、全従業員に対する負担の平等性がさらに重要となります。
頻繁な夜勤は避ける、夜勤後は長時間の勤務を避け休日を与えるなど、シフトを管理するうえで細心の注意を払わなければならないのが夜勤。
従業員に負担がかかりすぎないよう調整することも、シフトを管理するうえでの問題となりがちです。
シフト管理を行う際のコツ
それでは、シフト管理を行う際のコツをご紹介します。
余裕のあるシフトを作成すること
シフトを管理する際のコツは、余裕のあるシフトを作成することです。
過不足のない人員数でシフトを作成すると、何も問題がなければ良いですが、急な欠勤や遅刻があった場合に対処しきれません。
過不足のない人員数より1人多めに従業員を配置することで、余裕のあるシフトが生まれ、急な欠勤や遅刻にも対処しやすくなります。
希望休やシフトに関するルールを設定すること
従業員との間で希望休やシフトに関するルールを決めておくこともコツ。
例えば「希望休は絶対に出勤できない日を記入する」「シフト希望は10日までに提出する」「3日以上は希望休」を出さないなどのルールが考えられます。
希望休やシフトに関するルールを設定しておけば、管理者は今までよりもシフトの作成がしやすくなるはずです。
エクセルやシフト管理ツールを活用して管理すること
エクセルやシフト管理ツールなどを活用することも、シフト管理を簡単にするためのコツです。
紙にマス目を引いてシフトを作成している方は、エクセルやシフト管理ツールを用いればシフト作成の時間が格段に短縮されます。
特にシフト管理ツールであれば、AIが登録された条件に従って自動でシフトを作成してくれるので、今までにシフト作成に費やしていた時間を、そのまま他の業務に回せるようになり業務効率化が図れるでしょう。
手書きでシフトを作成している方には、エクセルや管理ツールを活用する方法をおすすめします。
シフト管理のおすすめツール
シフト管理ツールにはさまざまな種類がありますが、最もおすすめなのは「ほすぴタッチ」です。
「ほすぴタッチ」とはシフト管理専用のシステムで、自動的にシフトを作成してくれるだけでなく、独自のシフトルールによる有資格者の配置など、複雑な内容でも適切に対応してくれます。
作成時間はおよそ20分。
パソコンやスマホ、タブレットで「シフト作成」のボタンを押すだけで、何十万通りものシフトの可能性の中から、最も適切だと思われる提案をしてくれます。
さまざまな種類が揃うシフト管理ツール。
どれを選ぶべきか迷っている方には、簡単な設定で複雑な条件設定にも対応する「ほすぴタッチ」をおすすめします。
3つのコツを実践すればシフト管理がもっと簡単に！
シフト管理をスムーズにするためのコツを3つご紹介しましたが、すべてのコツを実践すれば、シフト管理がもっと簡単になることでしょう。
基本は、欠勤や遅刻に備えるため余裕のあるシフトを作成することと、従業員との間でルールを決めること。
そして、手書きで作成している方であれば、エクセルやツールを用いることでシフトの管理を効率化させることができます。
今回ご紹介した「ほすぴタッチ」をはじめ、シフト管理ツールにはさまざまな種類があるので、より使いやすく自社に適したツールを導入されてみてはいかがでしょうか。
