シフト管理はどの業界でも大変な業務ですが、特に医療業界においては管理者の負担が大きくなりがちです。
医療の現場では24時間体制のシフトが求められ、2交代制・3交代制による問題や、夜勤・日勤を平等にすることの難しさなどが悩みとなりがち。
そこで、医療業界のシフト管理をスムーズにするための3つのコツを解説します。
目次
医療業界のシフト管理でもよくある悩みや問題
医療業界においては、シフト管理で次のような悩みや問題が発生しがちです。
2交代制による勤務時間の長さ
まず、病院では2交代制による勤務時間の長さが問題となります。
多くの病院が2交代制を採用していますが、24時間体制で勤務しなければならない病院においては、2交代制では1人の勤務時間が12～16時間です。
そのため、長時間の夜勤による従業員への負担や仮眠の時間も考慮してシフトを作成しなければならず、勤務時間の長さからシフト管理が難しくなることがあります。
3交代制による勤務間隔の短さ
3交代制を採用している病院では、勤務間隔の短さが問題となるはずです。
3交代制の場合は2交代制と違い、勤務時間が8時間以内に収まるため1回の勤務時間は短くなります。
しかし、短時間勤務を交代で担当しなければならないため、従業員の勤務間隔が短くなりがちです。
たとえ短時間の勤務であっても、次の勤務までの間隔が短いと従業員への負担が大きくなるので、勤務間隔の短さが問題になるでしょう。
夜勤・日勤を平等にすることの難しさ
夜勤・日勤がある病院では、従業員への負担を平等にすることが難しく悩みとなりがち。
日勤より体への負担が大きい夜勤を、全従業員に対し平等に割り振ることは、医療業界のシフト管理において最大の悩みと言っても過言ではないでしょう。
毎月のシフト作成で全従業員に対し夜勤と日勤を平等に割り振ることは、病院のシフト作成で課題となるべき悩みと言えます。
医療業界のシフト管理を行う際のコツ
それでは、悩みや問題が発生しがちな医療業界においてシフト管理を行う際のコツを解説します。
従業員目線でのコミュニケーションを欠かさない
医療業界においてシフト管理をスムーズにするには、従業員目線でのコミュニケーションを欠かさないことです。
シフト管理者が従業員の目線に立ち、しっかりとコミュニケーションを取っていれば、従業員は多少無理なシフトでも快く引き受けてくれるようになるでしょう。
また、従業員と接することにより、シフトによる負担や能力など、従業員のことについて知ることもできます。
従業員全員が納得してくれるシフトを作成するには、従業員を知り、同じ目線に立ってコミュニケーションを取ることが欠かせません。
希望休提出に期限を設けること
毎月の希望休提出に期限を設けることもコツのひとつです。
希望休の期限が決まっていないと、シフト作成が終わってから希望休を申し出る従業員が現れたり、なかなかシフトの作成に進めなかったりと問題が起きます。
しかし、希望休の提出期限を決めておけば、「期限以降の希望休提出は採用しない」というスタンスを取ることもできるでしょう。
複雑になりがちな医療業界でのシフト管理をスムーズにするためには、希望休の期限をしっかりと定めておくこともコツのひとつです。
シフト管理ツールを活用すること
医療業界のシフト管理を簡易化するためのコツとして、ツールを活用することも大切です。
シフト管理ツールを活用すれば、AIが自動的にシフトの作成を済ませてくれ、その後の管理も今までよりスムーズになるはず。
毎月のシフト管理は管理者の方にとって、業務時間を削らなければならない大変な作業です。
しかしツールを活用すれば、基本的な設定を済ませるだけでAIが自動的にシフトの管理を行ってくれるため、大幅な業務効率化につながるでしょう。
医療業界でおすすめのシフト管理ツール
医療業界でシフト管理ツールを活用するなら、「ほすぴタッチ」がおすすめです。
「ほすぴタッチ」は医療・介護業界に特化したシフト管理専用システムで、たとえば曜日ごとの有資格者の配置など、複雑な条件も考慮しながらシフトの作成を行います。
サーバーなど大規模なシステムを導入する必要はなく、パソコン・スマホ・タブレットから操作できることも特徴のひとつ。
簡単な初期設定と登録を済ませたら、後は「シフト作成」のボタンを押すだけで、AIが最も適切だと思われるシフトを提案してくれます。
複雑になりがちな医療業界のシフト管理でツールを導入するなら、医療・介護業界に特化した「ほすぴタッチ」がおすすめです。
3つのコツを意識すれば医療業界のシフト管理もスムーズに
医療業界のシフト管理は2交代制・3交代制・日勤・夜勤などの特殊な勤務体制から複雑になりがちですが、ご紹介した3つのコツを意識すれば、今までよりもスムーズに管理できるようになるはずです。
希望休やシフトに関するルールを設けることも大切ですが、従業員とコミュニケーションを取ることも、協力体制を敷くためには欠かせません。
さらに、シフト管理ツールを導入すれば、シフトの作成・管理の手間が省け、短時間で適切なシフトが作成できるようになります。
