従業員のシフトを管理はどのような方法で行っていますか？
従業員数が小規模から中規模の会社では、シフトの作成はエクセルの活用がおすすめです。
今回は、シフト作成をエクセルで行うメリットと作成の際のポイントを紹介します。
エクセルは、関数やシフト表のテンプレートを使用すれば簡単にシフトの管理を行う事ができます。
シフト表において、勤務時間数や時間帯別の従業員数を見やすくすると、業務の円滑化を図る事もできるでしょう。
「パソコンやデジタルシステムがあまり得意ではない」「介護職や医療系の職場のシフト管理が難しい」などのお悩みを抱えているシフト管理担当の方は、ぜひ本記事の内容を参考にしてみてください。
目次
エクセルでシフトを作成するメリット
まずは、シフト作成をエクセルで行うメリットについて詳しく解説します。
豊富なテンプレートがある
エクセルの知識はある人は、簡単に土台の作成ができるでしょう。
反対に、あまりエクセルに詳しくない人の場合は、表を作るだけで精一杯になってしまい、エクセルならではの便利な機能を活用するのは難しいかもしれません。
そんな時におすすめなのが、テンプレートのダウンロードです。
シフト表のテンプレートは、業種別に設定されているものも多く「夜勤のある職種のシフト表」や「コンビニのシフト表」など種類が豊富です。
自社のシフトパターンや、従業員数に応じたシフト表をテンプレートから作成、管理できるのはエクセルのメリットと言えるでしょう。
関数の活用ができる
エクセルの関数を利用すれば、勤務の合計時間や勤務日数、有給の取得状況などを自動で計算、表示させる事ができます。
これらの情報を、従業員ひとりひとり管理していくのには労力が必要です。
しかし、エクセルによってシフト表と一緒に表示させることができれば、管理も楽になりますし計算ミスも軽減されます。
土台はテンプレートに任せて、自社で必要な関数を足してより便利にする事も可能です。
コストの削減
エクセルでシフト管理を行えば、無料、もしくはテンプレート料金のみでシフトを作成していく事が可能です。
あまり従業員数が多くなく、シフトの管理が複雑じゃない職場では、シフト作成にかかるコストはできる限り抑えたいと考えるでしょう。
そういった企業には、エクセルでのシフト作成は、コストがほぼかからない点がメリットだと言えそうです。
シフト管理表の種類
エクセルのシフト表の種類は、大きく分けて2種類。
それぞれの特徴を確認して、自社に適したタイプを選択しましょう。
パターン登録・選択型
早番・遅番などシフトのタイプがある程度固定されている職場であれば、このパターン登録型のシフトで十分でしょう。
早番や遅番、それ以外のシフトパターンなどを登録して、毎月誰が早番で、誰が遅番なのかを選択していくだけで、簡単にシフト表が作成できます。
ガントチャート形式
ガントチャート形式とは、縦軸で担当者や業務内容、横軸で勤務時間を帯状にグラフにして表すシフト表の事です。
ガントチャート形式を導入すれば、人手が少ない時間帯や交代の時間、時間ごとの業務内容などが一目瞭然になります。
介護職や医療系の職場など、夜勤や休日の勤務形態が不規則な場合には、この形式がおすすめです。
上記2つを併用するのもおすすめ
ガントチャート形式のシフト表のデメリットに、従業員数が多い場合に項目が増えてしまい見にくくなる点があげられます。
そのため、シンプルなタイプで従業員それぞれのシフトを簡易的に表示して、日ごとや週ごとにガントチャート形式のシフト表を作成するのもおすすめです。
自社の従業員数に応じて臨機応変にシフト表を使い分けましょう。
エクセルでシフト表を作るときのポイント
最後は、エクセルでシフトを作成するときのポイントを見ていきましょう。
シフトの見やすさ
シフト表の見やすさは、管理する側も見る側にも大切なポイントです。
見にくい表を作ってしまうと、出勤日や勤務開始時間の勘違いなどで業務に支障をきたす場合もあります。
誰にでも見やすいシフト表の作成を意識しましょう。
便利な計算機能の活用
労働基準法における勤務時間超過の防止や、扶養内勤務の従業員の勤務時間管理などのために、エクセルの関数はぜひ活用したいツールです。
合計勤務時間の表示はもちろん、合計数が規定を超過している場合や、規定に達していない場合に色付けでアラートを表示させる事ができます。
また、時給の計算に関しても通常時給はもちろん、深夜手当や残業代の計算もエクセルの関数を使えば簡単です。
上手に関数を活用する事が、エクセルにおけるシフト作成のポイントとなるでしょう。
システム化してシフト管理を効率よく
今回の記事ではエクセルでのシフト作成のポイントについて紹介しました。
シフト作成で悩む方はエクセルでのテンプレートを参考に少しでも業務の負担を減らしましょう。
またシフト作成ツールを利用するとどのようなメリットがあるのでしょうか。
下の記事では便利なシフト作成ツールについて詳しく解説しているのでぜひ参考にしてください。
便利なシフト作成ツールを紹介！システム化してシフト管理を効率よく
シフト作成ツールを使って効率よくシフト管理を行おう
今回は、シフト作成をエクセルで行うメリットやポイントについて紹介しました。
自社にとってシフト作成をエクセルで行うかを判断する材料となりましたでしょうか？
エクセルを使ってシフトを作成すれば、勤務の最低限人数の管理も可能です。
ぜひ記事を参考に、シフト作成をエクセルで効率化してみてください。
医療介護業界でシフト作成・管理に悩んでいる方は、医療・介護向けの便利な勤怠管理・シフト管理ツールランキングをご参照ください。
