AIシフト管理のメリット・デメリット3選！役立つ製品を選ぶには？

AIによるシフト管理を検討されている方に向けて、システムによる管理のメリットやデメリットを解説します。
AIでシフト管理ができれば、業務の効率が良くなり、シフト作成のミスも減ると思いがちですが、AIによる管理にはデメリットも。
メリットだけでなく、デメリットも把握した上で導入するかどうかを決めましょう。

AIを活用したシフト管理とは？

AIを活用したシフト管理とはシフトの作成や管理を、人工知能を活用して行うことです。
シフト管理は、管理職に就いている人にとって多くの時間を割かれる作業ですが、人工知能にシフトの作成・管理を任せれば、今までシフト管理に費やしていた時間を、他の業務のために使うことができます。
人工知能は最初に設定した条件をもとに、最も適切だと思われるシフトを作成。
AIを活用したシフト管理とは、人工知能にシフトの作成や管理を任せることにより、業務効率化をはかれるシステムのことを指します。

AIのシフト管理システムのメリット

それでは、AIシフト管理システムのメリットについてご紹介します。

管理者の業務効率が改善される

AIシフト管理システムを導入すると、管理者の業務効率が改善されることが最大のメリットです。
今までシフトの作成や管理に費やしていた時間を他の業務にまわすことができ、現場の状況を把握する時間も増えるでしょう。
毎月作成しなければならないシフトは、管理者の業務時間を大幅に切迫しますが、人工知能に任せればシフトの作成や管理に時間を費やす必要はなくなります。

シフト作成のミスが減る

シフト作成におけるミスが減ることも、システムを導入する大きなメリットと言えるでしょう。
規模の大きな企業であれば、従業員数も多く、シフト作成の際に必要な人員を配置できなかった、必要数以上の人員を配置してしまった…などのミスが起こる可能性もあります。
しかし、AIは対象の日程に最適な人数で確実性の高い人員配置を行うため、シフト作成時にミスを起こす確率が大幅に減少します。
人が実施するとミスが起こることは否定できませんが、人工知能は高い確率で最適なシフトを作成するため、ミスが起こる確率は限りなくゼロに近づくはずです。

従業員の負担が減る

シフト管理システムを使うと、管理者だけでなく従業員の負担も軽減されます。
なぜなら、スマホと連動するシステムで従業員が自らのスマホから希望休を登録できたり、個人間のシフト交換をアプリで行えたりするためです。
企業によっては、従業員からの希望休申請がいつも期限間際になって、シフト作成がなかなか進められないということもあるでしょう。
シフトに関わる作業をスマホから行えるようになれば、業務が終わった後、自宅からでも簡単に入力ができるようになり従業員の負担も軽減されるはずです。

過去のシフト状況が確認しやすくなる

AIによるシフト管理システムの中には、過去のシフト状況を確認できる場合が少なくありません。
例えば、誰がどの期間に、どのくらいシフトに貢献しているかなど、過去のシフト状況を統計として表示する機能が搭載されているものもあり、従業員を均一に配置するための役に立ちます。
シフトを作成していると、年末年始やお盆休み、ゴールデンウォークなど長期休暇期間中の出勤率が高い人が偏るなど、特定の人への負担が大きくなることもあるでしょう。
しかし、システムで過去のシフト状況を確認できるようになれば、従業員への業務負担を均一にしやすくなるはずです。

AIのシフト管理システムのデメリット

AIシフト管理にはメリットばかりではなく、次のようなデメリットもあります。

管理者が満足できるシフト管理ができるとは限らない

システムにシフトの作成や管理を任せたとして、管理者が満足するシフト管理が行えるとは限りません。
人工知能は与えられたルールや条件によって最善と思われる結果を導き出しますが、人が行うシフトの管理はルールや条件だけによるものではなく、人の「感覚」により行われることもあります。
ルールや条件以外の要素を組み込んだ管理を行っている方にとっては、AIが行うシフト管理は不完全なものだと感じられるかもしれません。

従業員の希望が叶えられない場合がある

AIによるシフト管理は基本的な条件に従って作成されるため、従業員の希望が叶えられない場合があります。
従業員の希望休やスケジュールは毎月変わり、基本的なルールだけでは対応しきれないためです。
もちろん、従業員の希望休を考慮してシフト作成を行うシステムもありますが、基本的なルールからのみシフトの作成を行うシステムであれば、人工知能に任せきりでは従業員の希望が叶えられなくなるでしょう。

修正業務に時間がかかる可能性がある

AIにシフト管理を任せていると、修正業務に時間がかかってしまう可能性もあります。
たとえば、1ヶ月ごとに従業員が入れ替わるような企業であれば、毎月システムの人員・設定の登録をし直さなければなりません。
経営環境が変わりやすい企業であれば、登録した基本ルール自体を変更しなければならない可能性もあるでしょう。
条件やルールに従って動く人工知能を活用する以上、場合によっては修正業務に膨大な時間がかかる可能性も考えられます。

AIのシフト管理システムを導入する際の注意点

AIシフト管理システムを導入する際には、次のような点に注意しましょう。

デメリットをカバーしてくれることを確認する

ひとつ前の項目で解説した「デメリット」をカバーする機能が搭載されていることを確認することが最大の注意点です。
AIシフト管理システムは製品により機能性が異なり、細かなルールが登録できたり、希望休を考慮したり、修正業務にも簡単に対応できたりするシステムもあるので、デメリットをなるべく多くカバーしてくれる製品であることをまずチェックしましょう。

無料トライアル可能なAIシフト管理システムがおすすめ

AIシフト管理システムを選ぶ際には、無料トライアルが可能なシステムを導入すると間違いありません。
業種や企業の経営状況、シフト作成の条件により適したシステムは変わります。
他の企業が「役立った」と評価したとしても、他社からの評価がそのまま自社に該当するとは限らないでしょう。
自社に適したシステムであるか否かを判断するためには使ってみることがいちばんなので、まずは無料トライアルで使ってみられるシステムを導入するのがおすすめです。

シフト管理システムのおすすめは「ほすぴタッチ」

AIシフト管理システムの中で最もおすすめなのは「ほすぴタッチ」です。
「ほすぴタッチ」は急な人事異動や掛け持ち勤務、シフトの変更などにも簡単に対応でき、従業員は希望休をスマホから登録できるので、従業員の希望に沿ったシフトを作成します。
また、シフト管理専用のシステムなので、曜日ごとの有資格者配置など複雑な内容も組み込めることが最大の魅力。
何十万通りもの中から、最も適切だと思われるシフトを20分で提案してくれるので、短時間で精度の高いシフト表を作成できます。
「ほすぴタッチ」は無料トライアルも可能なので、ぜひおすすめの製品として試されてみてはいかがでしょうか。

AIシフト管理はメリット・デメリットを把握して

AIによるシフト管理にはメリットだけでなくデメリットもあるので、両方を把握したうえで、自社にとって必要なシステムを選ぶことが大切です。
しかし、企業ごとの経営状況や業種により、適したシステムは異なるはず。
そこでAIシフト管理システムを選ぶ際には、なるべく多くのデメリットをカバーしてくれる機能性の高さを誇り、無料トライアルでお試しできる製品を選ぶことをおすすめします。